Viestintäsuunnitelma

Johdanto

Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.

Projektin osapuolet

Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:

1. Projektiryhmän jäsenet (Juho, Jaber, Selma, Elmer, Heikki)
2. Projektin ohjaajat (Marko Rintamäki, Juho Pekki)
3. Toimeksiantajan edustajat (Janne Laitinen)
4. Ulkopuoliset henkilöt (Ryhmät B-E & laitoksen henkilökunta)
   Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.

Yleiset viestintäkanavat

Projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, sähköposti sekä luonnollisesti erilaiset kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot. Lisäksi sidosryhmille on tarjolla informaatiota projektin kotisivuilla: http://team-a-2020.pages.labranet.jamk.fi/site/ .

Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit

Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään JAMKin raportointiohjetta Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.

Sisäinen viestintä

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä viestintää projektiryhmän sisällä. Sen tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmän jäsenille ja näin tukea ryhmän yhteistyötä ja edesauttaa ryhmän identiteetin muodostumista. Lisäksi sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana. Projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia.
Projektiryhmä kokoontuu tiistaisin lähiopetuskerran lopussa keskustelemaan kyseisen viikon tehtävistä, etänä pääasiallisena viestimisvälineenä toimii projektin Whatsapp-ryhmä. Projektipäällikkö varmistuu ryhmän kokoontuessa, että jokainen ymmärtää sen hetkiset tehtävänsä. Muutoinkin kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio säilytetään GitLabissa, jota ryhmäläisten tulee aktiivisesti seurata ja päivittää.

Viestintä ohjaajien kanssa

Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä.
Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan Microsoft Teams sekä ajoittaiset Zoom-ohjaukset ja tiistaiset lähiopetuskerrat Marko Rintamäen kanssa. Lisäksi Rintamäki ohjastaa tarvittaessa ryhmän toimintaa torstaisin projektityöskentelyn ohessa. Edellä mainittujen viestintäkanavien lisäksi vaihtoehtoinen, ja toissijainen, viestintätapa on sähköposti, muita tapoja käytetään mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.

Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa

Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa erilaiset kokoukset ja tapaamiset. Näistä säännöllisiä ovat johtoryhmän kokoukset, joihin esityslistan valmistelee projektipäällikkö. Edellisten lisäksi käytetään ensisijaisesti viestintäkanavana sähköpostia. Toimeksiantajan edustaja pystyy seuraamaan projektiryhmän toimintaa yleisissä viestintäkanavissa mainitun kotisivun kautta.

Viestintä ulkopuolisten kanssa

Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä Teams-kanavan ja sähköpostin avulla. Edellä mainittujen viestintätapojen lisäksi muiden projektiryhmien kanssa on mahdollista kommunikoida kasvotusten tiistaisten lähiopetuskertojen yhteydessä auditoriossa, tai torstaisin projektityöskentelyn ohessa.

Viestinnän seuranta ja arviointi

Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti lähiopetuskertojen tapaamisten yhteydessä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa.

Lähteet

Alkuperäinen löytyy täältä! http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/